Den digitale arbeidsplassen

En lakmustest for fremtiden

Okse har de siste måneder arbeidet iherdig med å forstå den digitale arbeidsplassen gjennom en forstudie støttet av Innovasjon Norge. Vi har snakket med antropologer, psykologer, yrkesorganisasjoner, arbeidsgiverforeninger og ikke minst; folk der ute som siden mars har deltatt i det som kan kalles ‘verdens største brukertest’.

Noen spekulerer i at ting aldri vil bli det samme som før, og hjemmekontor er kommet for å bli. Andre, derimot, mener at ingenting vil forandre seg.

Vi erkjenner at alt har blitt rystet i en eller annen fasong. Det som tidligere var visjoner og planer for fremtiden er noe som vi har håndtert med høy kvalitet, dog med skrekkblandet fryd.

For en antropolog er det interessant å studere de nye strukturene og handlemønster som vokser ut fra dette. For hva er egentlig en arbeidsplass når alle sitter hjemme?

Forstudie

Siden august har vi gjennom et innsiktsløp snakket med mennesker fra flere bransjer, stillinger og personlighetstyper. Bredt segment? Vi er fullt klar over det, men hensikten har vært å dykke ned i det, lytte til historier om alt fra hun som har fått aha-opplevelsen med å være så mye mer produktiv og fant trygghet i freden og roen hjemme, til han som har holdt på å gå på veggene i en desillusjonert og håpløs tilstand.

Hvorfor? For å forstå konteksten og se nærmere på hvordan folk har håndtert dette. Hva har skjedd utover de fysiske begrensningene? En arbeidsplass er utrolig dynamisk og vi ønsket å la innsikten lede oss i den uforutsigbare retningen vi allerede befinner oss i. Hvilke nye behov og utfordringer vokser ut fra den digitale arbeidsplassen? Du kan lese rapporten i sin helhet her.

Hjemmekontor

Digitale møter fikk en helt annen betydning etter mars i år. Til tross for dette, skapte man nye, kreative løsninger for å bevare arbeidskulturen i de ulike bedriftene. Det er mye som tyder på at ens rolle, personlighetstype og lederes håndtering har mye å si på hvordan man har taklet hjemmekontor. Gjennom intervjuene vi gjorde var det mange som pekte mot positive elementer som for eksempel:

• Arbeidsro

• Økt effektivitet

• Mindre snikk-snakk i møter

• Bedre konsentrasjon

• Mindre reisetid

Imidlertid, er det flere som peker på negative sider med konstant hjemmekontor:

• Usikkerhet - både på sine arbeidsoppgaver og i forhold til sin egen stilling

• Dårlig konsentrasjon

• Mangel på struktur

• Utvisking av jobb-liv balansen

• Ensomhet

• Dårlige fysiske forutsetninger - flere har ikke eget kontor i hjemmet

• Isolasjon

• Mangel på fysiske møter

De aller fleste sa at de ikke merket store forskjellen på produktiviteten, og pekte heller mot rekken av muligheter ved den nye jobbhverdagen. Det var en som kunne fortelle at de hadde lansert et helt nytt intranett til over to tusen medarbeidere under lockdown - og dette hjemme fra eget kjøkken, stue, soverom eller eget kontor!

Et særlig stort savn de aller fleste vi snakket med opplevde, var de uformelle møtene som forsvant etter lockdown. Dette er de uplanlagte møtene som ofte skjer ved kaffeautomaten, på vei til møte eller bare en slengbemerkning på tvers av rommet. Det mange kaller for det som utgjør det sosiale limet i bedriften.

Nå skal det jo sies at det var de aller færreste som ikke hadde digitale samhandlingsverktøy godt etablert i bedriften sin fra før. Men det fikk en rekke nye betydninger enn tidligere. Folk gjorde allverdens forsøk på å kompensere med for eksempel emojis og memes for å ‘lodde stemningen’. Det ble etablert digitale rom, hvor man enten spilte Kahoot!, deltok i digital lønningspils og kaffe. Dette fungerte tilsynelatende ganske godt i starten. Men hva har dette hatt å si for arbeidskulturen i bedriftene?

Arbeidskultur

Arbeid er selvfølgelig for mange mye mer enn å komme seg ut av huset, møte opp en plass og utføre faste oppgaver mot lønn innenfor en bestemt tidsramme. Jobben gir oss en daglig, ukentlig og årlig rytme samtidig som jobben gir oss en identitet, sosiale fellesskap og framtidsutsikter.

I følge antropolog Kjetil Vedøy blir kulturen på jobb utviklet og formet når mennesker er i kontakt med hverandre. For å kunne påvirke kulturen i en bedrift, må ledere og ansatte møtes, løse oppgaver og prate sammen. Når mennesker sitter isolert på hjemmekontor hemmes deling og kulturutvikling i virksomheten, ifølge Vedøy.

Arbeidskultur, som kultur, kan forklares som en ‘flytende’ prosess. Det er ikke en statisk ting fryst i tiden, men et produkt av en konstant pågående forhandling - en samskaping mellom de ansatte og bedriften. Arbeidskulturen blir skapt i alle former for møter, med andre ord, jobben er mer enn formelle møter med faglig innhold. Den er for mange den primære sosiale arenaen med uformelle, tilfeldige møter.

Jeg har kjent mye mer på ensomhet enn jeg har gjort på lenge i livet mitt, selv om jeg har samboer. Stakkars de som ikke har det en gang.

– Kristina

Uformelle møter

Det er en del som tyder på at engasjementet forsvant litt utover våren og sommeren, og informantene våre peker på to faser av hjemmekontoret som kan ha påvirket dette. Den første er den umiddelbare perioden etter nedstengningen hvor det regjerte en dugnadsånd, og ‘dette skal vi klare’-holdning, og fase to hvor folk begynte å komme tilbake på kontoret mens noen fortsatte å være hjemme.

Det er flere som sier at det var mye enklere å forholde seg til den nye arbeidsplassen da de alle var i samme båt, mens det var verre å balansere det digitale og fysiske kontoret samtidig. Under lockdown vokste det fram nye forsøk på å muliggjøre den uformelle praten; det har blitt nevnt at noen møtte opp 5 min før videomøte for å ta en løs prat med kollegaene om hva de gjorde i helgen. Samtidig var det de som bevisst unngikk dette fordi det ble unaturlig og 'stivt' å ta det der, fordi man hadde ingen garanti for at de man ønsket å prate med kom inn i rommet 5 min før tiden - noen ganger er det ikke alle temaer man ønsker å dele i plenum.

Med andre ord, det kan sies at de uformelle møtene blir ofte en 'inngangsdør' til å komme under huden på sine kolleger. Det som for eksempel begynner som en faglig diskusjon kan gå over i å handle om private forhold. Det var flere som opplevde det som en høyere terskel for å ta kontakt for å åpne seg opp, da det er vanskelig å prate med en kollega via Teams. Folk er forskjellige på hvor oppsøkende de er med å dele følelser med kolleger eller leder.

Den nye normalen (?)

Flesteparten av informantene ønsket seg tilbake til en 'normal' arbeidshverdag så fort som mulig. I løpet av forstudien hadde de aller fleste delvis vendt tilbake til kontoret, med et par dager i uken på hjemmekontor som var dedikert til spesifikke oppgaver. Man kan diskutere om man aldri vil komme tilbake til den etablerte ‘normalen’ før pandemien, men en redefinert versjon, da den har bidratt til å se arbeidsliv fra en annen vinkel. Samtlige informanter pekte på at det har vært en kulturendring på dette området sammenlignet med tidligere.

Imidlertid, er det de som faller utenfor i denne konteksten, og sliter med å formidle til leder eller andre ansatte når de har det vanskelig sammenlignet med det fysiske kontoret. For å skape trygge betingelser for en sterk arbeidskultur bør man sørge for å bekjempe utenforskap, både digitalt og fysisk ved å plukke det opp så tidlig som mulig. Pandemien ser ikke ut til å ta slutt med det første, og det ser ut som om vi er nødt til å leve med regjeringens tiltak i en lengre tid fremover. Her tror vi det trengs nye verktøy som kan hjelpe alle til å bidra til arbeidskulturen, og at alle ansatte blir ivaretatt til tross for de sitter helt eller delvis på hjemmekontor.

Hva skal til for å tilrettelegge for dette og skape forutsetninger for at den digitale arbeidsplassen kan blomstre videre?

Oppsummering

Man kan vel oppsummere med å si at hjemmekontor har både negative og positive effekter, både på individ- og gruppenivå. Alle bedrifter har løst det på sine egne måter, på samme måte som at enhver bedrift har sin særegne kultur. Forstudien vår peker i retning av at det eksisterer et behov for noe som kan bygge bro mellom det fysiske og digitale kontoret for å unngå at folk føler seg utenfor. Det må være en umulig oppgave som leder å ivareta alle ansatte dersom noen er på kontoret og noen hjemme.

Om det var sømløst, kunne det vært et digitalt rom hvor vi møttes og drakk kaffe, men jeg ville aldri byttet det mot virkelige møter, [og] jeg tror ikke teknologien kan erstatte det fysiske

– Mikkel

Sitatet representerer holdningen til flere av informantene, og vi stiller oss undrende til om det digitale noen gang klarer å havne på lik linje med de fysiske møtene. Mennesker er taktile og har behov for øyekontakt. Samtidig erkjenner vi at arbeidsplasser, som kultur er like dynamisk og stadig i endring.

Gjennom innsikten har vi kartlagt tendenser og utfordringer med utspring fra siste måneder med en digital omveltning i arbeidslivet. Vi har oppdaget følgende:

• Flere ledere har vansker med å avdekke ansatte som sliter på hjemmekontor når flere vender tilbake til det fysiske kontoret. I tillegg er det flere ledere som føler de ikke kommer i dybden når de ringer rundt til ansatte på hjemmekontor for å spørre hvordan det går.

• Til tross for at flere melder om at de føler seg nesten mer effektive med enkelte arbeidsoppgaver når de arbeider hjemmefra, er det flere som føler på utenforskap

• De uformelle møtene på arbeidsplassen bidrar til å styrke den helhetlige arbeidskulturen, samt en god inngangsdør til å ventilere utfordringer, både faglige og personlige.

• Det er flere ansatte som vegrer seg til å ta kontakt via chat og mail når det gjelder vanskelige ting, da det skriftlige blir mer formelt og de er redd for at det blir oppfattet som negativt.

• Digitale rom og verkøy har hjulpet til uformelle møter, men det er en hårfin balanse hvor man risikerer at det blir 'kunstig' og mer et gimmick.

Om denne løsningen er kommet for å bli eller ei, vil kun fremtiden vise. Det er flere kilder som peker at med fremveksten av arbeidskraft som er digitalt 'native' vil det ligge helt nye krav og forventninger til arbeidsplassen. Stadig flere store selskaper går inn for en mer eller mindre permanent løsning med hjemmekontor. Vi tror uansett at man vil ha behov for et sterkt samhold, og en helhetlig arbeidskultur enten idag eller om femti år.